Лидеры некоммерческих организаций иногда жалуются на то, что волонтеры совета директоров (СД) не отвечают на электронную почту. Эрик Андерсон (Erik Anderson), учредитель консалтинговой организации The Healthy Non-Profit LLC («Здоровая НКО»; США), проанализировал опыт своих клиентов, выявил типичные источники проблемы, и подготовил наводящие вопросы, которые ускорят поиск оптимальных решений:

• Человеческий фактор. Являются ли ваши добровольцы «технически подкованными»? Осведомлены ли они о своих обязанностях? Разбираются ли они в тех вопросах, о которых говорится в сообщениях? Вдохновляет ли их миссия организации? На что в большей степени ориентируется культура вашей НКО: на использование технологий или на живое общение? Чаще всего члены СД считают, что проблема заключается именно в людях: «их ничего не интересует», «они слишком заняты» и т.д. Однако с категоричными выводами спешить не стоит.
• Несовершенная организационная структура. На какую географическую территорию распространяется деятельность вашей НКО? Далеко ли живут ваши волонтеры? Является ли для них затруднительным участие в очных собраниях? Насколько часто проводятся очные заседания? Если часто, то не считают ли добровольцы, что обсуждать дела при встрече намного полезнее, удобнее и проще? Сколько комитетов и рабочих групп входит в структуру СД? Как они взаимодействуют между собой? И зафиксированы ли эти процессы во внутренних документах организации? Насколько часто СД пользуется современными технологиями (такими, например, как системы электронного голосования и т.п.)? Как показывает практика, подходы к организации командной работы очень сильно влияют на характер и эффективность коммуникаций.
• Неподходящий инструментарий. Электронная почта – это всего лишь инструмент общения. Помимо нее есть еще телефоны, конференции в Skype, командные онлайн инструменты, чаты, социальные медиа и т.д. У каждого из этих вариантов есть свои преимущества и недостатки. Вопрос лишь в том, насколько правильно был выбран инструмент для взаимодействия с конкретным волонтером или группой добровольцев (с учетом обсуждаемой темы, задачи или формата дискуссии)?

Если тщательно разбираться с каждой ситуацией, то тогда озвученный перечень вопросов, вероятнее всего, придется дополнить рядом других важных аспектов, касающихся обучения волонтеров, планирования их работы, контроля за выполнением намеченных планов, и отчетности перед СД. Эксперт отмечает, что при близком рассмотрении простая на вид проблема может оказаться намного сложнее, чем кажется. Это значит, что на ее решение может уйти немало времени и сил. Но чтобы сделать первый шаг и оперативно скорректировать действия, достаточно позвонить своим добровольцам и спросить, в чем дело.

Источник: DonorDreams Blog, https://donordreams.wordpress.com/2016/08/09/your-volunteers-arent-responding-to-your-emails/