Американские социальные НКО, получающие федеральные гранты и контракты, жалуются на слишком сложную отчётность и суровые требования заказчиков к системам и политикам внутреннего контроля. Эксперты перечисляют основные источники проблем и подсказывают варианты снижения административной нагрузки.

• Стандарты бухгалтерского учёта расходов (CAS — Cost Accounting Standards) доставляют много хлопот тем НКО, которые одновременно работают по грантам и контрактам. Более строгие стандарты CAS распространяют своё действие на исполнителей контрактов, а получатели грантов должны отчитываться с учётом принципов, которые Административно-бюджетное управление при Президенте США (OMB — The Office of Management and Budget) зафиксировало в Циркуляре А-122 (OMB Circular A-122). Отчётность по грантам проще, а по контрактам (CAS) – сложнее. И если сильно увлечься грантовой отчётностью, то можно упустить из виду некоторые положения CAS. Поэтому — чтобы не оказаться в компании нарушителей — опытные НКО заранее формируют подробный список статей расходов, и в дальнейшем группируют прямые и косвенные затраты с учётом тех или иных требований.
• Ответственность за нарушения возникает в тех случаях, когда НКО (a) используют предоставленное финансирование для покрытия расходов, которые в рамках федеральных грантов и контрактов считаются недопустимыми; (b) не предоставляют первичную документацию; и (с) некорректно перемещают средства между статьями. Чтобы избежать неприятностей, эксперты рекомендуют документировать и разъяснять все свои действия в письменном виде. В отношениях с государством устные договорённости не работают.
• Мониторинг расходов по суб-грантам / контрактам, как правило, вызывает трудности у тех организаций, которые выступают в роли основного / официального получателя средств и, затем, распределяют средства между партнёрами или своими филиалами (которые, к тому же, могут находиться в разных регионах или даже за рубежом). В таких случаях основной получатель несёт ответственность за нецелевое использование ресурсов и иные недоработки партнёров / подразделений. Поэтому НКО должны не только обеспечивать внутренний контроль, но и хранить (и по необходимости включать в отчёты) документацию, которая отражает результаты мониторинга, рекомендации проверяющих, и корректирующие действия проверяемых.
• Учёт отработанных часов всегда вызывал у социальных НКО массу вопросов. Чтобы предвосхитить недоразумения, эксперты советуют создавать «многофункциональные» табели, позволяющие учитывать рабочее время с разбивкой по программам и видам деятельности.
• Бюджетные ограничения являются распространённым явлением, и могут выражаться в запретах на использование средств для покрытия конкретных видов расходов (например – для командировок), в установлении допустимых пределов для отдельных видов затрат (например — расходы на командировки не должны превышать 10 000 долларов и т.п.), или в ограничениях, связанных с перемещением средств между статьями и т.д. В процессе реализации программ практически всегда возникает потребность в изменении бюджета. Однако без предварительного письменного согласования с донором никаких действий предпринимать не стоит.

Также следует отметить, что в конце 2013 года в жизни американских НКО произошло важное событие – правительство выпустило «Единые принципы и требования к учёту расходов и аудиту федеральных грантов» (The Uniform Requirements, Cost Principles, and Audit Requirements for Federal Awards). Данный документ получил название Суперциркуляра  (The Supercircular), который должен внести некоторую ясность и упростить процедуры отчётности по госконтрактам и грантам.

Источник: Nonprofit Quarterly