Дэшборды – хорошее подспорье в деле оценки эффективности и прогресса

Американская НКО «Работа на благо Атланты» (HOA — Hands on Atlanta) помогает благотворительным институтам и волонтерам находить друг друга на протяжении более 25 лет. Эту деятельность успешно дополняют лидерские тренинги и школьные добровольческие программы. В далеком 1989 году HOA объединяла всего 12 человек, но за прошедшие годы превратилась в крупную сетевую структуру, координирующую действия тысяч волонтеров, вовлеченных в работу 450 сервисных организаций и школ. Это несомненный повод для гордости, однако развитие организации неизбежно сопровождается проблемами роста. Чтобы продвинуться в их решении, руководство НОА в 2014 году пересмотрело стратегию и выяснило, что для оперативной оценки прогресса и своевременной корректировки курса потребуются новые инструменты. Первым шагом в поиске подходящих вариантов стало участие НОА в образовательной программе «Лидерство во имя общественных преобразований» (Leading for Impact), разработанной для НКО-сектора консалтинговой организацией Bridgespan Group и Центром поддержки НКО штата Джорджия (The Georgia Center for Nonprofits). В процессе обучения команда НОА создала свой первый дэшборд (dashboard) — современный управленческий инструмент, позволяющий следить за динамикой показателей эффективности и делать выводы о степени достижения поставленных целей – и приступила к его освоению.

При наличии дэшборда программные сотрудники и специалисты, вовлеченные в оказание услуг, изучают показатели, характеризующие разнообразные аспекты отдельных направлений и проектов, а менеджеры высшего звена, как правило, анализируют ключевые параметры организационного уровня.

По прошествии некоторого времени эксперты Bridgespan Group провели серию углубленных интервью, в ходе которых руководители НОА рассказали о практике применения дэшборда и поделились своими наблюдениями и выводами:

  • Почему многие НКО откладывают создание дэшборда «на потом»? Лидеры НКО порой не готовы инвестировать ресурсы в новый инструмент, поскольку сбор данных уже налажен, и эти сведения в той или иной мере уже используются для принятия решений. Тем не менее, опыт НОА показал, что дэшборд является весьма полезным и целесообразным вложением. Его преимущество заключается в том, что он удерживает в поле зрения стратегическую рамку и помогает фокусироваться на тех вещах, которые имеют первоочередное значение для выполнения социально значимой миссии – главного предназначения каждой НКО. Организация быстро распознает свои ошибки и работает более продуктивно.
  • Что может послужить стимулом для создания дэшборда? Команда НОА стремилась навести порядок в своей работе и обеспечить совет директоров (СД) актуальными сведениями для принятия решений. Результаты превзошли все ожидания. Буквально сразу организация обнаружила существенные просчеты в подходе к распределению ресурсов и провела ревизию бюджета. Также выяснилось, что для реализации новой стратегии нужно больше времени и сил, чем планировалось изначально.
  • Как определить рабочий спектр показателей? После первых экспериментов с дэшбордом, руководители НОА пришли к заключению, что для выполнения служебных задач им будет достаточно15-20 показателей. Когда число параметров превышает 20, происходит невольное погружение в нюансы отдельных проектов, и стратегические задачи уходят на второй план. А менеджеры программ, напротив, расширили список показателей, обосновав это тем, что на своих участках работы они должны быть в курсе всех событий. Регулирование списка необходимых данных происходит методом проб и ошибок. Например, НОА изначально отказалась от сведений о профессиональном росте, удержании и удовлетворенности сотрудников, но со временем убедилась в том, что эта информация очень важна и нужна для развития организации. 
  • Как извлечь из дэшборда максимальную пользу? Лучшее применение инструмента – стратегическое планирование и развитие программ. Например, после неудачного старта услуг для подростков лидеры НОА сравнили показатели подростковых и семейных служб, и после аргументированной дискуссии с членами СД временно переместили акценты на сервисы для семьи. А в рамках молодежной инициативы провели дополнительные фокус-группы, которые помогли скорректировать приоритеты с учетом особенностей и запросов целевой аудитории. 
  • Как часто стоит обновлять дэшборд? НОА проводит обновление раз в месяц. После этого показатели обсуждаются в коллективе, затем — с руководителями комитетов СД, и раз в квартал – с членами СД в полном составе. Для подкомитетов формируются более подробные отчеты по конкретным направлениям. Что касается общего отчета (для СД), то он, как правило, отражает сведения о волонтерах, маркетинговой активности, взаимодействии с донорами, состоянии финансов и социальных результатах. 
  • В чем заключается основная выгода от использования дэшборда? Сведения, которые отображаются в отчете, выявляют то, что раньше ускользало от внимания организации. Например, количество часов, посвященных тьюторингу, показало, что учащиеся очень редко пользуются услугами школьных тьюторов, и эффективность программ снижается. Точно так же был обнаружен временный спад интереса к семейным службам. Используя эти предупредительные сигналы, НОА внесла изменения в маркетинговый план и провела разъяснительную работу со школами. 

Анализ показателей, генерируемых дэшбордом на постоянной основе, стал для НОА частью повседневной жизни и хорошим стимулом для дискуссий и поиска новых идей. В целом можно сказать, что инструмент существенно повлиял на культуру организации и усилил положительную отдачу от ее деятельности. Это большое достижение, поскольку спрос на услуги НКО постоянно растет, и общество ждет хороших результатов. Благотворительные организации всегда работают на пределе возможностей, но это, к сожалению, не означает, что их практика всегда конструктивна и продуктивна. Дэшборд помогает правильно распределить ограниченные ресурсы и действовать с учетом потребностей целевых аудиторий.   

СТРУКТУРА ДЭШБОРДА ОРГАНИЗАЦИОННОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ НКО «HANDS ON ATLANTA»

за 2015 финансовый год

Ключевые показатели программ, деятельности по развитию, операционной работы, административных и финансовых подразделений.

Основные направленияКлючевые показателиЦельВыполнениеПримечание
ВОЗДЕЙСТВИЕ НА СООБЩЕСТВО
Обучение и воспитание подрастающего поколенияЧисло учащихся, получивших услуги Выполняется 
Среднее количество часов тьюторинга, затраченных в течение недели на 1 ученика Требует внимания 
Работа с партнерамиСтепень решения задач, имеющих для НОА приоритетное значение (%) Не выполняется 
Количество НКО-членов НОА   
Молодежные инициативыКоличество подростков, вовлеченных в добровольческую практику   
Работа с семьямиКоличество семей, вовлеченных в добровольческую практику   
РЕКРУТИНГ ДОБРОВОЛЬЦЕВ
Все программы и событияКоличество часов, посвященных данной работе   
Количество привлеченных волонтеров   
Удовлетворенность добровольцев   
МАРКЕТИНГ / КОММУНИКАЦИИ
Социальные медиаУсиление положительной отдачи от рекрутинга добровольцев в социальных медиа на ХХ%   
Время взаимодействия интернет-пользователя с сотрудником НОА с момента первого контакта до вступления коммуниканта в ряды добровольцев   
ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С ДОНОРАМИ
Корпоративные спонсорыКоличество средних и малых компаний
Индивидуальные донорыСумма пожертвований, предоставленных частными лицами
% пожертвований, предоставленных членами Совета директоров (от общей суммы годового дохода НОА)
Средний размер пожертвования члена СД
% членов СД, помогающих культивировать доноров
ФИНАНСЫ
Текущий финансовый годПоступления
Расходы
Оперативный резерв
Сумма средств, привлеченных в рамках кампании, посвященной 25-летнему юбилею НОА

 

Источник: The Bridgespan Group, https://www.bridgespan.org/bridgespan/images/articles/how-hands-on-atlanta-uses-a-dashboard/How-Hands-On-Atlanta-Uses-a-Dashboard.pdf?ext=.pdf

Добавить комментарий